No.03Operating rhythm
การประชุมที่ดีที่สุด คือการประชุมที่ไม่ต้องเกิดขึ้น
ว่าด้วยจังหวะการบริหาร และวิธีลดการประชุมลงครึ่งหนึ่งโดยไม่ทำให้ใครหลุดข้อมูล
โดย Arin21 พ.ค. 2026อ่าน 5 นาที
ถ้าลองเปิดปฏิทินของผู้จัดการสักคนในบริษัทที่กำลังโต คุณมักจะเห็นช่องว่างน้อยกว่าช่องประชุม และเมื่อถามว่าประชุมแต่ละนัดมีไว้เพื่ออะไร คำตอบส่วนใหญ่คือ “อัปเดต” ซึ่งเป็นสิ่งที่อ่านเองได้ในห้านาที แต่ใช้เวลาฟังกันหนึ่งชั่วโมง
ผมไม่ได้ต่อต้านการประชุม การประชุมที่ดีเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดอย่างหนึ่งขององค์กร ปัญหาคือเราใช้มันทำทุกอย่าง ทั้งส่งข้อมูล ระดมความคิด ตัดสินใจ และสร้างความสัมพันธ์ ในห้องเดียวกัน ในเวลาเดียวกัน
แยกการประชุมตามหน้าที่
ขั้นแรกที่ผมแนะนำคือแยกให้ออกว่าการประชุมแต่ละนัดมีหน้าที่อะไร การส่งต่อข้อมูลควรย้ายไปอยู่ในเอกสารที่อ่านก่อนได้ การระดมความคิดควรมีคนน้อยและมีโจทย์ชัด ส่วนการตัดสินใจควรมีเจ้าของเรื่องและข้อมูลพร้อมตั้งแต่ก่อนเข้าห้อง1
ถ้าการประชุมไม่มีการตัดสินใจเกิดขึ้น ให้ถามว่ามันควรเป็นอีเมลหรือไม่
จังหวะ ไม่ใช่ตาราง
องค์กรที่ทำงานลื่นไหลมีสิ่งที่ผมเรียกว่าจังหวะการบริหาร คือรู้ว่าเรื่องแบบไหนคุยรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน และรายไตรมาส เมื่อทุกคนรู้ว่าเรื่องของตัวเองจะถูกหยิบขึ้นมาเมื่อไร ความจำเป็นที่ต้องเรียกประชุมด่วนก็ลดลงเอง
ลองเริ่มจากการทดลองสี่สัปดาห์ ยกเลิกการประชุมประจำที่ไม่มีการตัดสินใจทั้งหมด แทนด้วยบันทึกสรุปสั้น ๆ ที่เขียนลงพื้นที่กลาง แล้ววัดผลจากสองคำถาม มีอะไรหลุดไปบ้างไหม และทีมได้เวลาคืนมากี่ชั่วโมง ผลลัพธ์มักทำให้แปลกใจ2
การประชุมที่ไม่ต้องเกิดขึ้นไม่ได้หมายถึงการคุยกันน้อยลง แต่หมายถึงการเคารพเวลาของกันและกันมากขึ้น และเก็บพลังที่เหลือไว้ให้กับบทสนทนาที่ต้องการคนอยู่ในห้องเดียวกันจริง ๆ
Arin — Business Strategist · Systems Thinker · Speaker
บทความนี้เป็นเนื้อหาสมมติในเว็บไซต์ตัวอย่าง ผู้เขียนเป็นบุคคลสมมติ
